¿No sabes por dónde empezar con la IA? Empieza por una tarea pequeña

Adriana Ibañez · Casati Consulting · 5 de noviembre de 2026

Quieres usar inteligencia artificial en tu negocio, pero las posibilidades parecen infinitas: automatizar ventas, conectar plataformas, crear asistentes, organizar la operación…

Entre tantas opciones, cuesta elegir el primer paso.

Empieza por lo cotidiano. Esas tareas que te obligan a buscar información, copiar datos o hacer las mismas preguntas una y otra vez.

Registrar gastos es un buen ejemplo.

Un recibo, varios mensajes y un Excel pendiente

Alguien compra materiales y envía el recibo por WhatsApp. Otra persona escribe que pagó un envío. Tú haces una transferencia y piensas: “Después lo anoto”.

Cuando llega el momento de actualizar los gastos, toca reconstruir lo que pasó: ¿A qué proyecto corresponde esta compra? ¿Quién hizo el pago? ¿En qué moneda está el monto? ¿Este gasto ya estaba registrado? ¿Dónde quedó el comprobante?

Antes de actualizar la tabla, tienes que encontrar y completar la información. Ahí puede ayudarte la IA.

Empieza con un archivo y una instrucción clara

Puedes compartir tu hoja de gastos junto con los recibos o mensajes que quieres incorporar y pedirle a una herramienta de IA que organice la información.

“Ayúdame a registrar estos gastos usando las columnas de este archivo. Si falta algún dato, pregúntame antes de completar el registro. No inventes información y señala los posibles duplicados”.

Un mensaje como “Pagué $85 en materiales para el proyecto de María” puede convertirse en un registro organizado. Si faltan la fecha, la moneda o el método de pago, la IA puede preguntártelos.

Según la herramienta que uses, podrás obtener un archivo actualizado o una tabla lista para incorporar a tu control de gastos.

Este pequeño cambio puede reducir el tiempo que dedicas a transcribir y ordenar información.

Después, conecta el lugar donde llegan los gastos

Si tu equipo ya reporta gastos por WhatsApp, puedes explorar una integración que aproveche ese hábito.

Una vez configurado, el flujo podría funcionar así: una persona envía un gasto o comprobante por el canal habilitado; la IA identifica los datos disponibles; el sistema solicita la información que falta; y el gasto se añade a la tabla indicada, con una referencia al comprobante y un estado de revisión.

Para hacerlo necesitas conectar las herramientas y definir sus permisos. También debes comprobar que la integración admite el canal que utiliza tu equipo, especialmente si trabajan en grupos de WhatsApp.

El objetivo es que la información llegue completa al registro con menos pasos manuales.

Define unas pocas reglas

Antes de automatizar, decide qué necesita cada registro: datos obligatorios como fecha, monto y moneda; categorías y nombres de proyectos; una persona responsable de revisar los gastos; y qué hacer con recibos ilegibles o posibles duplicados.

Cuando falte información o haya dudas, el registro puede quedar pendiente de revisión.

La IA ayuda a interpretar los datos. Las reglas de tu negocio determinan cómo deben registrarse.

Prueba y revisa el resultado

Empieza con un grupo pequeño de gastos y observa qué cambia.

¿Actualizas el archivo en menos tiempo? ¿Quedan menos datos pendientes? ¿Encuentras los comprobantes más fácilmente? ¿Tienes que corregir muchos registros?

Usa esas respuestas para ajustar el proceso antes de ampliarlo al resto del equipo.

Tu primera mejora puede ser así de sencilla

Busca una tarea frecuente, con información clara y un resultado fácil de revisar.

Puede ser registrar gastos, convertir notas de reunión en pendientes o clasificar solicitudes de clientes.

Empieza por algo pequeño que hoy te esté costando tiempo. Comprueba que funciona y construye desde ahí.

En Casati te ayudamos a identificar esas oportunidades y convertirlas en procesos que tu equipo pueda usar en el día a día.

¿Qué tarea se repite cada semana en tu negocio y te gustaría simplificar?